Privatlivspolitik og databeskyttelse

 

VI ER DEN DATAANSVARLIGE – HVORDAN KONTAKTER DU OS?

Når du tager kontakt til Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse behandler vi dine personoplysninger for at kunne besvare din henvendelse.

Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig.

Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse
Arsenalvej 55
9800 Hjørring
CVR-nr.: 16287180
Telefon: +45 72810700
Mail: FRS@MIL.DK

 

KONTAKTOPLYSNINGER PÅ DATABESKYTTELSESRÅDGIVEREN (DPO)

Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som bl.a. skal sikre, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse overholder regler om, hvordan personoplysninger behandles sikkert og lovligt.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren pr. mail: FRS-KTP-DPO@mil.dk eller ved at sende et brev til:

Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse
Arsenalvej 559800 Hjørring
Att.: Databeskyttelsesrådgiveren
Telefon: 72810700

 

KONTAKT OS PÅ EN SIKKER MÅDE

Med Nem-ID og Digital Post kan personer og virksomheder sende meddelelser til offentlige virksomheder på en sikker måde. Digital Post systemet sikrer, at meddelelsen bliver digitalt signeret og krypteret.

•     Som privat person kan du anvende Digital Post med NEMID, når du       skriver til os. Vores svar vil du modtage i e-Boks eller på borger.dk
•     Som virksomhed kan du skrive til os via virk.dk
•     Som offentlig myndighed kan du skrive til os via virk.dk

Du kan også sende os en mail på frs@mil.dk, som hverken er signeret eller krypteret.

Såfremt du har behov for at sende os følsomme eller fortrolige personoplysninger anbefaler vi, at du anvender Digital Post.

 

SÅDAN BEHANDLER VI DINE PERSONOPLYSNINGER

Dataansvar:
Dine personoplysninger kan blive behandlet i it-systemer som DeMars (Forsvarsministeriets
management- og ressourcestyringsstyringsstem) og KESDH (Koncernfælles Elektronisk
Sags- og Dokumenthåndteringssystem), hvor der er fælles dataansvar mellem flere
forskellige myndigheder på Forsvarsministeriets område. Det fælles dataansvar indebærer,
at behandling af selve oplysningerne varetages af de respektive myndigheder på
Forsvarsministeriets område. For dig som registreret kan det betyde, at din eventuelle
henvendelse kan blive videresendt til rette dataansvarlige myndighed eller blive besvaret af
flere forskellige dataansvarlige myndigheder på Forsvarsministeriets område.

Det fælles dataansvar på Forsvarsministeriets område er fastlagt i FMNBST 280-1.

Regnskabsstyrelsens medarbejdere har adgang til dine personoplysninger i det omgang det er nødvendigt for at behandle din sag/henvendelse eller vores opgave som offentlig myndighed.

Regnskabsstyrelsen er bevidst om at dine personoplysninger skal behandles med respekt for oplysningernes fortrolighed og for dit privatliv. Vi har derfor iværksat tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, således der opnås en beskyttelse af dine personoplysninger.

 

KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER

FRS modtager mange forskelligartede henvendelser. Der behandles almindelige personoplysninger, såsom f.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresser, pårørendes navne og kontaktoplysninger, lønoplysninger mv.

Herudover behandles fortrolige oplysninger som f.eks. CPR-nummer.

Der behandles også følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger, biometrisk data, oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold og politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning. Herudover kan der også behandles oplysninger om strafbare forhold.

 

FORMÅL MED BEHANDLINGEN OG RETSGRUNDLAGET HERFOR

Det er en forudsætning for vores besvarelse af din henvendelse at vi behandler dine personoplysninger.

For at sikre en effektiv behandling af din henvendelse, vil vi ligeledes behandle dine personoplysninger med det formål at kontrollere om din henvendelse er besvaret, herunder til brug for fremsøgning af tidligere praksis.

Dine almindelige personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a - e.

Følsomme personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 9.
Oplysninger om strafbare forhold behandles efter databeskyttelseslovens § 8.
Oplysninger om CPR-nummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11.

 

OPBEVARING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Når du skriver til Regnskabsstyrelsen på frs@mil.dk sendes din e-mail til en central postkasse i Regnskabsstyrelsen. Når e-mailen er modtaget journaliseres den og viderefordeles til relevant sagsbehandler/sektion.

Al dokumentation i forbindelse med din henvendelse vil blive journaliseret i vores Sags- og Dokumenthåndteringssystem og afleveres løbende til Rigsarkivet jf. arkivlovens regler.

Dine personoplysninger gemmes i overensstemmelse med vores slettepolitik, der fastlægger hvor længe, det er nødvendigt at opbevare personoplysninger med henblik på at kunne opfylde vores forpligtelser som offentlig myndighed og for at kunne overholde gældende lovgivning, herunder arkivloven.

 

MODTAGERE ELLER KATEGORIER AF MODTAGERE

Hvis det er nødvendigt for besvarelse af din henvendelse, vil FRS dele dine oplysninger med de relevante myndigheder i Forsvarsministeriets koncern fx med henblik på oplysning af sagen inden besvarelse.

Dine personoplysninger kan ligeledes blive videregivet til andre myndigheder på Forsvarsministeriets område, der varetager specialiserede funktioner, f.eks. inden for rekruttering, HR og ejendomsadministration.

Dine personoplysninger kan endvidere tænkes videregivet i forbindelse med anmodninger om aktindsigt efter offentligheds- eller forvaltningsloven.

 

OVERFØRSEL TIL MODTAGERE I TREDJELANDE, HERUNDER INTERNATIONALE ORGANISATIONER

Der sker ingen overførsel til tredjelande i forbindelse med behandling af din henvendelse.

 

DINE RETTIGHEDER

I forbindelse med Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelses behandling af dine personoplysninger har du efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder.

Du har ret til følgende:

• At anmode om indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig ved at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• At anmode om at få urigtige oplysninger om dig berigtiget.
• I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• I visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• I visse tilfælde gøre indsigelse imod Regnskabsstyrelsen lovlige behandling af dine personoplysninger.
• Klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til at få slettet oplysninger om dig i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning mv. skal sendes til Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, se vores kontaktinformationer på side 1.

Klager til Datatilsynet skal sendes via tilsynets klageformular, som du finder her.